Tietosuojaseloste

KAUPPASUOMI -PALVELUN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Kärkkäinen Oy on sitoutunut kunnioittamaan ja suojaamaan Asiakkaidensa yksityisyyttä sekä käsittelemään henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa Asiakkaalle, kuinka Kärkkäinen kerää, käyttää ja suojaa henkilötietoja sekä mitä oikeuksia ja mahdollisuuksia Asiakkaalla on vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn.

Kärkkäisellä tarkoitetaan Kärkkäinen Oy -konsernia. www.karkkainen.com ­­-verkkokauppaa ylläpitävä Kärkkäinen Web Oy kuuluu Kärkkäinen Oy -konserniin. KauppaSuomi lehteä julkaisee Kärkkäinen Oy. Palvelulla tarkoitetaan Kärkkäisen tarjoamaa palvelua kuten tavarataloja, www.karkkainen.com -verkkokauppaa, www.kauppasuomi.fi -julkaisua, Kärkkäisen ylläpitämiä verkkosivuja, uutiskirjettä tai muuta Kärkkäisen tarjoamaa Palvelua. Tämän henkilötietorekisterin osalta Asiakkaalla tarkoitetaan Kärkkäisen kanssa KauppaSuomi -lehden tai www.kauppasuomi.fi -verkkopalvelun kanssa liikesuhteessa olevaa tai ollutta henkilöä taikka muuta yhteistyötä harjoittavaa tai harjoittanutta henkilöä (jäljempänä ”liikesuhde”).

Kärkkäinen noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Asiakkaan ollessa liikesuhteessa Kärkkäisen KauppaSuomi -lehden tai www.kauppasuomi.fi -verkkopalvelun kanssa.

Rekisterin nimi

KauppaSuomi –palvelun asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Kärkkäinen Oy (Y-tunnus: 0865108-6)

Ollilanojankatu 2, 84100 Ylivieska

Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot: tietosuoja@karkkainen.com  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupan harjoittaminen ja liikesuhteiden ylläpito edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. KauppaSuomen asiakasrekisteriin kuuluvat esimerkiksi ilmoitusten julkaisemisen, tekemisen ja toimittamisen, laskutuksen ja maksunvalvonnan kannalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely. Kärkkäinen käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja tarpeellisia Kärkkäisen liiketoiminnassa.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • Liikesuhteen hoito, ylläpito ja kehittäminen sekä asiakasviestintä;
  • Palvelun tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus;
  • Liiketoiminnan kehittäminen;
  • Ilmoitusten hallinta ja julkaiseminen;
  • Tilausten ja toimitusten teko sekä seuranta;
  • Myynti- ja markkinointi;
  • Markkinatutkimukset, asiakastyytyväisyyskyselyt ja palvelu-/tuotearvioinnit;
  • Liikesuhteen seuranta ja analysointi sekä personoitujen toimintamallien kehittäminen;
  • Asiakkaan profilointi liikesuhteen kohdentamiseksi ja kehittämiseksi;
  • Lakiin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen;
  • Liikesuhteen ja Palvelun tietoturvasta huolehtiminen;
  • Väärinkäytösten ja petosten estäminen ja havaitseminen;
  • Vika- ja häiriötilanteiden korjaaminen; ja
  • Riskienhallinta ja koulutustarkoitukset.

Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Kärkkäinen kerää henkilötietoja pääasiallisesti Asiakkaalta itseltään, jotka Asiakas antaa itsestään aloittaessaan liikesuhteen Kärkkäisen kanssa tai antaa muutoin liikesuhteen aikana. Tietoja syntyy myös liikesuhteen aikana.

Kärkkäinen voi saada tietoja lain sallimissa rajoissa myös muilta palveluntarjoajilta kuten luottotietorekisterinpitäjältä tai viranomaisen pitämistä rekistereistä, kuten Yritystietojärjestelmästä tai Väestörekisterikeskuksesta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Kärkkäinen käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä ja henkilötietoja:

  • Perustiedot: Asiakkaan nimi, y-tunnus; yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Asiakkaan viralliset edustajat sekä myyntiedustajat; yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Sopimusehdot;
  • Henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot;
  • Liiketapahtumatiedot: liikesuhteen tapahtumat ja tehtävät sekä liikesuhteen hoitaminen;
  • Asiakasviestintä: viestit ja tallenteet, joissa asiakas on osapuolena;
  • Muut suostumukseen perustuvat suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot; ja
  • Liikesuhteen tapahtumatiedot: Kerättyjä tietoja voivat olla ostohistoria, laskutus-, luotto- ja maksutiedot, toimitustiedot kuten toimitustapa ja toimitusosoite sekä palvelu- tai tuotearvostelut.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Kärkkäisen ja Asiakkaan välillä tehtyyn sopimukseen, Kärkkäisen ja Asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen, Palvelun käyttöön, Kärkkäisen oikeutettuun etuun tai Asiakkaan antamaan suostumukseen tai lakiin perustuen.

Kärkkäinen käsittelee kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilö- ja välitystietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja ottaa henkilötietojen käsittelyssä aina huomioon asiakkaidensa yksityisyyden suojan.

Henkilötietojen käsittelyssä on eroja riippuen siitä, onko Asiakas luonnollinen henkilö vai oikeushenkilö.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kärkkäisen kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimassa laajuudessa. Kärkkäisen konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käyttää henkilötietoja vain tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin.

Kärkkäisen yhteistyökumppaneille luovutetaan välttämättömät henkilötiedot toimituksen tekoa, tuotteiden myyntiä ja markkinointia varten.

Kärkkäinen käyttää it-toimintojen tuottamisessa alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Kärkkäisen lukuun. Henkilötietojen käyttö on rajattu tiettyyn sopimuksen mukaiseen tehtävään. Kärkkäinen on laatinut tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset alihankkijoiden kanssa. Kärkkäisen käyttäessä alihankkijoita, se huolehtii, että henkilötietoja käsitellään lain ja tietosuojaselosteen mukaisesti.

Kärkkäinen käyttää yhteistyökumppaneina ja alihankkijoina vain luottamuksellisia toimijoita. Henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit tai alihankkijat sijoittautuvat pääasiallisesti EU- tai ETA-alueelle. Joissakin tapauksissa yhteistyökumppanit tai alihankkijat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jolloin henkilötietoja siirretään EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle. Kärkkäinen huolehtii siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää henkilötietojen käsittelysopimuksissa EU:n hyväksymiä siirtomenettelyitä kuten EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle luovuttamiseen Asiakas on antanut suostumuksen esimerkiksi tietyn kampanjan yhteydessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa oikeudenkäyntiin liittyen tai viranomaisen pyynnöstä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä sovellettavan lain tai viranomaisen päätöksen perusteella.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, mikäli Kärkkäinen on mukana liiketoimintajärjestelyissä, jossa henkilötiedot sisältävä liiketoiminta on mukana järjestelyissä. Liiketoimintajärjestelyjä ovat esimerkiksi erilaiset liiketoimintakaupat ja liiketoimintojen siirrot sekä yhtiöiden sulautumiset ja jakautumiset.

Henkilötietojen säilytysajat

Kärkkäinen säilyttää Asiakkaan henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi. Lainsäädännössä asetettujen velvollisuuksien hoitaminen ja toteuttaminen edellyttävät, että henkilötietoja säilytetään, vaikka liikesuhde olisi päättynyt. Kärkkäinen huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja ei säilytetä.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötietojen turvallinen säilyttäminen ja suojaaminen on Kärkkäiselle erittäin tärkeää. Erityistä huomiota kiinnitetään henkilötietojen turvaamiseen. Kärkkäinen noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja suunnittelussa sovellettavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä.

Kärkkäinen huolehtii siitä, että kerätyt henkilötiedot suojataan luvattomalta käsittelyltä, hävittämiseltä, tuhoutumiselta, vahingoittamiselta ja asiattomalta pääsyltä. Kärkkäinen ottaa huomioon henkilötietojen suojaamisessa ja säilyttämisessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle sekä käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet ja erilaiset uhkatekijät.

Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Henkilötietoja käsittelevät Kärkkäisen omat, koulutetut työntekijät, joiden työtehtävien suorittamisessa joudutaan käsittelemään henkilötietoja. Työntekijät on koulutettu käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti, turvallisesti sekä voimassa olevan lainsäädännön sekä annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Kärkkäisen Palvelun, verkkokaupan, palvelimien ja kaupan tietojärjestelmien tietoturva on korkeatasoista ja ne on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Kärkkäinen huolehtii henkilökunnan, sisäisten prosessien ja toimitilojensa turvallisuudesta henkilötietojen suojaamiseksi. Kärkkäinen pyrkii muutoinkin toteuttamaan kaikki tarkoituksenmukaiset menettelytavat henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääkseen ja havaitakseen mahdollisen ulkopuolisen pääsyn henkilötietoihin.

Asiakkaan oikeudet ja valintamahdollisuudet

Asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa henkilötietojensa käyttöön ja hänelle kohdistettuun markkinointiin. Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää uutiskirjeiden lähettäminen hänelle. Palvelua kehitetään jatkuvasti, joten toimintoja voidaan muuttaa, lisätä tai poistaa kokonaan.

Asiakasta, josta on tallennettu henkilötietoja, kutsutaan rekisteröidyksi. Rekisteröidyllä eli Asiakkaalla on erilaisia oikeuksia, kuten oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Kärkkäinen häntä koskevia henkilötietoja, oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Asiakkaalla on myös oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat henkilötiedot sekä pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista sekä vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Henkilötietojen käsittelyn perustuessa Asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen, Asiakas voi peruuttaa suostumuksen.

Mikäli Asiakas katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on puutteita tai epäilee, että Kärkkäinen on toiminut lain vastaisesti, Asiakkaalla on vapaa oikeus reklamoida Kärkkäiselle asiasta. Kärkkäinen on sitoutunut harjoittamaan liiketoimintaa vastuullisesti ja haluaa korjata mahdolliset puutteet. Asiakkaalla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaselosteen muutokset

Palvelun kehittymisen ja muutosten sekä lainsäädännön muutosten johdosta tietosuojaseloste voi muuttua. Edellä mainittujen syiden johdosta tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Tietosuojaselosteesta on aina uusin versio KauppaSuomen verkkosivuilla, josta Kärkkäinen kehottaa sen säännöllisesti tarkistamaan.

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 11.4.2022.