Tietosuojaseloste

KAUPPASUOMI -PALVELUN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Kärkkäinen on sitoutunut kunnioittamaan ja suojaamaan Asiakkaidensa yksityisyyttä. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa Asiakkaille kuinka keräämme, käytämme ja suojaamme henkilötietoja sekä mitä oikeuksia ja mahdollisuuksia Asiakkaalla on vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn.

Kärkkäisellä tarkoitetaan Kärkkäinen Oy –konsernia. www.karkkainen.com verkkokauppaa ylläpitävä Kärkkäinen Web Oy kuuluu Kärkkäinen Oy –konserniin. KauppaSuomi lehteä julkaisee Kärkkäinen Oy. Palvelulla tarkoitetaan Kärkkäisen tarjoamaa palvelua kuten tavarataloja, www.karkkainen.com verkkokauppaa, www.kauppasuomi.fi julkaisua, Kärkkäisen ylläpitämiä verkkosivuja, uutiskirjettä tai muuta Kärkkäisen tarjoamaa Palvelua. Tämän henkilötietorekisterin osalta Asiakkaalla tarkoitetaan Kärkkäisen kanssa KauppaSuomi –lehden tai www.kauppasuomi.fi –verkkopalvelun kanssa liikesuhteessa olevaa tai ollutta henkilöä taikka muuta yhteistyötä harjoittavaa tai harjoittanutta henkilöä (jäljempänä ”liikesuhde”).

Kärkkäinen noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Asiakkaan on liikesuhteessa Kärkkäisen KauppaSuomi –lehden tai www.kauppasuomi.fi –verkkopalvelun kanssa.

Rekisterin nimi

KauppaSuomi –palvelun asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Kärkkäinen Oy (Y-tunnus: 0865108-6)

Ollilanojankatu 2, 84100 Ylivieska

Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot: tietosuoja@karkkainen.com  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupan harjoittaminen ja liikesuhteiden ylläpito edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. KauppaSuomen asiakasrekisteriin kuuluvat esimerkiksi ilmoitusten julkaisemisen, tekemisen ja toimittamisen, laskutuksen ja maksunvalvonnan kannalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely. Kärkkäinen käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat asianmukaisia ja tarpeellisia Kärkkäisen liiketoiminnassa.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • Liikesuhteen hoito, ylläpito ja kehittäminen;
  • Asiakasviestintä;
  • Palvelun tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus;
  • Liiketoiminnan kehittäminen;
  • Ilmoitusten hallinta ja julkaiseminen;
  • Tilausten ja toimitusten teko sekä seuranta;
  • Myynti- ja markkinointi;
  • Markkinatutkimukset, asiakastyytyväisyyskyselyt ja palvelu/tuotearvioinnit;
  • Liikesuhteen seuranta ja analysointi sekä personoitujen toimintamallien kehittäminen;
  • Asiakkaan profilointi liikesuhteen kohdentamiseksi ja kehittämiseksi;
  • Lakiin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen;
  • Liikesuhteen ja Palvelun tietoturvasta huolehtiminen, väärinkäytösten ja petosten estäminen ja havaitseminen sekä vika- ja häiriötilanteiden korjaaminen; ja
  • Riskienhallinta ja koulutustarkoitukset.

Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Pääasiallisesti keräämme tiedot Asiakkaalta itseltään, jotka Asiakas antaa itseään aloittaessaan liiikesuhteen kanssamme tai antaa muutoin liikesuhteen aikana. Tietoja syntyy myös liikesuhteen aikana.

Voimme saada tietoja lain sallimissa rajoissa myös muilta palveluntarjoajilta kuten luottotietorekisterinpitäjältä tai viranomaisen pitämistä rekistereistä kuten Yritystietojärjestelmästä tai Väestörekisterikeskuksesta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Kärkkäisen ja Asiakkaan välillä tehtyyn sopimukseen, Kärkkäisen ja Asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen, Palvelun käyttöön, Kärkkäisen oikeutettuun etuun tai Asiakkaan antamaan suostumukseen tai lakiin perustuen.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilötietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja otamme aina huomioon asiakkaidemme yksityisyyden suojan. Henkilötietojen käsittelyssä on eroja jos Asiakas on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä ja henkilötietoja:

  • Perustiedot: Asiakkaan nimi, y-tunnus; yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Asiakkaan viralliset edustajat sekä myyntiedustajat; yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Sopimusehdot;
  • Liiketapahtumatiedot: liikesuhteen tapahtumat ja tehtävät sekä liikesuhteen hoitaminen;
  • Asiakasviestintä: viestit ja tallenteet;
  • Henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot;
  • Muut suostumukseen perustuvat suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot; ja
  • Liikesuhteen tapahtumatiedot: Kerättyjä tietoja voivat olla ostohistoria, laskutus-, luotto- ja maksutiedot,  toimitustiedot kuten toimitustapa ja toimitusosoite sekä palvelu- tai tuotearvostelut.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi? Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA –alueen ulkopuolelle

Kärkkäisen kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille lainsäädännön sallimassa laajuudessa. Kärkkäinen ja konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käyttää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. 

Kärkkäisen yhteistyökumppaneille luovutamme välttämättömät henkilötiedot toimituksen tekoa, tuotteiden myyntiä ja markkinointia varten.

Kärkkäinen käyttää it-toimintojen tuottamisessa alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Kärkkäisen lukuun. Henkilötietojen käyttö on rajattu tiettyyn sopimuksen mukaiseen tehtävään. Olemme laatineet tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset alihankkijoiden kanssa. Käyttäessämme alihankkijoita, huolehdimme, että henkilötietoja käsitellään lain ja tietosuojaselosteen mukaisesti.

Kärkkäinen käyttää yhteistyökumppaneina ja alihankkijoina vain luottamuksellisia toimijoita. Henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit tai alihankkijat voivat olla sijoittautuneet Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jolloin henkilötietoja siirretään EU- tai ETA –alueen ulkopuolelle. Huolehdimme siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käytämme henkilötietojen käsittelysopimuksissa EU:n hyväksymiä siirtomenettelyitä kuten EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle luovuttamiseen Asiakas on antanut suostumuksen esimerkiksi tietyn kampanjan yhteydessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa oikeudenkäyntiin liittyen tai viranomaisen pyynnöstä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä sovellettavan lain tai viranomaisen päätöksen perusteella.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle, mikäli Kärkkäinen on mukana liiketoimintajärjestelyissä, jossa henkilötiedot sisältävä liiketoiminta on mukana järjestelyissä. Liiketoimintajärjestelyjä ovat esimerkiksi erilaiset liiketoimintakaupat ja liiketoimintojen siirrot sekä yhtiöiden sulautumiset ja jakautumiset.

Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Kärkkäinen säilyttää Asiakkaan henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi. Lainsäädännössä asetettujen velvollisuuksien hoitaminen ja toteuttaminen edellyttävät, että henkilötietoja säilytetään vaikka liikesuhde olisi päättynyt. Kärkkäinen huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja ei säilytetä ja toisaalta käsittelyn tarkoituksen mukaiset henkilötiedot suojataan luvattomalta käsittelyltä, hävittämiseltä, tuhoutumiselta, vahingoittamiselta ja asiattomalta pääsyltä. Otamme huomioon henkilötietojen suojaamisessa ja säilyttämisessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle sekä käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet ja erilaiset uhkatekijät.

Kärkkäisen Palvelun, verkkokaupan, palvelimien ja kaupan tietojärjestelmien tietoturva on korkeatasoista ja ne on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Kärkkäinen huolehtii henkilökunnan, sisäisten prosessien ja toimitilojensa turvallisuudesta henkilötietojen suojaamiseksi. Kärkkäinen pyrkii muutoinkin toteuttamaan kaikki tarkoituksenmukaiset menettelytavat henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääkseen ja havaitakseen mahdollisen ulkopuolisen pääsyn henkilötietoihin.

Henkilötietoihin käsittelevät Kärkkäisen omat koulutetut työntekijät, joiden työtehtävien suorittamisessa joudutaan käsittelemään henkilötietoja. Työntekijät on koulutettu käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti, turvallisesti sekä voimassa olevan lainsäädännön sekä annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Tiettyjen henkilötietojen käsittelyn osalta Kärkkäinen käyttää kolmansia osapuolia henkilötietojen käsittelyssä (katso edellä: Kenelle luovutamme henkilötietoja). Kyseiset yhteistyökumppanit ovat Kärkkäisen parhaan arvion mukaan luotettavia ja niiden toimintaa seurataan koko ajan. Yhteistyökumppaneiden kanssa on laadittu kirjalliset henkilötietojen käsittelysopimukset, joissa on huomioitu tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön vaatimukset.

Mitä oikeuksia Asiakkaalla on?

Asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa henkilötietojensa käyttöön ja hänelle kohdistettuun markkinointiin. Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää uutiskirjeiden lähettäminen hänelle. Palvelua kehitetään jatkuvasti, joten toimintoja voidaan muuttua, lisätä tai poistaa kokonaan.

Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja ja oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa mukaan lukien jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.  Asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat henkilötiedot sekä pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Asiakas voi vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisemista. Henkilötiedon käsittelyn perustuessa Asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen, Asiakas voi peruuttaa suostumuksen.

Mikäli Asiakas katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on puutteita tai epäilee, että Kärkkäinen on toiminut lain vastaisesti, Asiakkaalla on vapaa oikeus reklamoida asiasta. Kärkkäinen on sitoutunut harjoittamaan liiketoimintaa vastuullisesti, joten haluamme korjata mahdolliset puutteet. Asiakkaalla on oikeus myös tehdä valitus valvontaviranomaiselle.  

Voiko Tietosuojaseloste muuttua?

Palvelun kehittymisen ja muutosten sekä lainsäädännön muutosten johdosta tietosuojaseloste voi muuttua. Edellä mainittujen syiden johdosta päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa.